Petunjuk Sirkas

PETUNJUK TEKNIS PENGOPERSIAN

SISTEM INFORMASI PEMBUKUAN KAS

SIRKAS

 I.        PENGANTAR

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah, sekolah/madrasah harus membuat Rencana Kerja Sekolah/Madrasah yang terdiri dari Rencana Kerja Jangka Menengah (RKJM) dan Rencana Kerja Tahunan (RKT). Dengan kata lain, sekolah/madrasah tidak dapat disebut memiliki RKS/M jika hanya memiliki RKJM dan belum menyusun RKT karena RKT merupakan bagian (tidak terpisahkan) dan bentuk pelaksanaan dari RKJM. Penyusunan RKT harus dilakukan oleh sekolah/madrasah di setiap tahun. Penyusunan Rencana Kerja ini terdiri dari 2 (dua) langkah, yakni : 1). Menetapkan Rencana Kerja Tahunan; dan 2). Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah/Madrasah.

Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah/Madrasah (RKAS/M) adalah rencana biaya dan pendanaan program/kegiatan secara rinci untuk satu tahun anggaran baik bersifat strategis maupun rutin/reguler. Format RKAS adalah format yang dipergunakan dalam Juknis BOS 2014, yaitu format BOS K-1 dan BOS K-2. Format BOS K-1 ini adalah format multi-sumber, tidak hanya mencakup BOS Pusat tetapi juga sumber dana lain seperti BOS Provinsi, BOS Kabupaten/Kota, DAK, dan lain-lain. Program dan kegiatan juga ada yang bersifat strategis (yang di dalam buku Panduan BOS disebut Program Sekolah) dan ada yang bersifat rutin/regular (yang dalam buku Juknis BOS disebut Nonprogram Sekolah). RKAS merupakan dokumen anggaran sekolah/madrasah resmi yang disetujui oleh kepala sekolah/madrasah serta disahkan oleh Dinas Pendidikan untuk sekolah negeri dan penyelenggara pendidikan (yayasan) untuk sekolah/madrasah swasta. RKAS dibuat untuk satu tahun pelajaran yang terdiri atas pendapatan dan belanja (pengeluaran). RKAS mencakup semua biaya pendanaan dan anggaran tahunan, khususnya untuk satu tahun anggaran yang akan datang. Pendanaan yang dicantumkan di RKAS hanya mencakup pengeluaran dalam bentuk uang yang akan diterima dan dikelola oleh sekolah/madrasah.

Penyusunan RKAS terdiri dari 3 (tiga) langkah:

1. Menghitung Biaya Rutin/Reguler;

2. Menghitung Rencana Biaya dan Sumber Pendanaan Program dan Kegiatan Rutin/ Reguler;

3. Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (BOS K-1 dan BOS K-2).

Seperti telah dipaparkan sebelumnya mengenai aplikasi database RKAS ini, bahwasanya pada dasarnya APBS adalah  merupakan kewenangan dan tanggung jawab sekolah. APBS tak ubahnya seperti APBN, yakni garis besar haluan sekolah, yang jika sudah disetujui oleh Komite Sekolah dan sudah disahkan oleh pihak pemangku kepentingan (dalam hal ini Camat dan Kepala UPTK), maka APBS ini merupakan pedoman bagi Kepala Sekolah dalam melaksanakan kebijakan-kebijakan sekolah.

Aplikasi Database APBS terus berkembang seiring dengan perkembangan tuntutan penggunaan database ini. Aplikasi SIRKAS ini diluncurkan untuk mengantisipasi perkembangan aturan main pelaksanaan BOS (Bantuan Operasional Sekolah) yang saat ini telah mengalami pembaharuan secara signifikan. Berbeda dengan aplikasi Keuangan Sekolah lainnya (file Access atau Excel), Aplikasi SIRKAS kali ini bersifat Web-based Aplication, dg Full Online System, dimana  APlikasi ini membutuhkan koneksi internet untuk dapat digunakan. Namun demikian aplikasi ini sudah dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan-kemungkinan terjadinya error sudah diperkirakan dan sudah diantisipasi sebelumnya. Terlebih dengan adanya perubahan pedoman pengelolaan Keuangan BOS, terutama dalam penyusunan RKAS/RKAS, aplikasi ini telah disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan tersebut.

Namun, Aplikasi ini tidak mempersyaratkan computer / mesin dengan spesifikasi tinggi untuk dapat digunakan. Spesifikasi minimal computer yang dipersyaraktakn antara lain :

·         PC Pentium 4 or higher

·         RAM 1 GB

·         HARDDISK 80 GB

·         Microsoft Windows XP

·         Internet Browser : Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, dll

Selain itu, Aplikasi ini juga dapat dioperasikan melalui perangkat Gdaget (Smartphone) kita yang berplatform Android, dengan memanfaatkan Internet browser bawaannya.

Aplikasi ini diunggah pada Portal BOS Kabupaten Bogor dengan alamat : http://www.bosbogorkab.org/ pada menu SIRKAS  (http://sirkas.bosbogorkab.org/ ). Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat penggunaan aplikasi ini. Ketika kita buka aplikasi ini maka tampilan yang pertama kali muncul adalah sebagai berikut :

 

Di tampilan awal ini kita hanya akan melihat sebuah opening screen, berupa Gambar, Slogan BOS, dan Menu SIREAL serta SIRKAS. Selanjutnya apabila kita klik Menu SIRKAS maka akan muncul gambar sebagai berikut :

Disini kita diminta untuk memasukkan kode akun dan kunsi kita. Dalam keadaan default user kita adalah :

User                      :               NPSN

Paswword           :               NPSN

Kita dapat merubah pasword akun kita ini pada Aplikasi SIREAL pada menu Change Password. Kami ssngat menyarankan pada pengguna untuk merubah password dasarnya demi keamanan data sekolah.

Maka setelah kombinasi  user dan password yang kita masukkan sesuai dan diterima oleh server, akan muncul tampilan sebagai berikut :

 

II.      MENU APLIKASI SIRKAS

Pada dasarnya Menu-menu yang disediakan di Aplikasi ini adalah :

1.       Menu Home

Menu ini digunakan untuk menampilkan Kondisi umum sekolah dalam sisi piñata-kelolaan keuangannya. Di sini tergambar posisi keuangan dlm bentuk tersedianya uang tunai, saldo bank, serta hutang pajak yang belum disetor, pada tiap sumber anggaran.

Di Menu Home ini juga ditampilkan profil singkat pemilik Aplikasi ini, yakni nama sekolah dan alamatnya, jadi pengguna dapat menyesuaikan apakah nama sekolah dan alamat yang ditampilkan sudah sesuai dengan sekolahnya atau tidak.

Berbeda dengan aplikasi lainnya, jika dalam waktu 5 menit tidak terjadi aktifitas user pada aplikasi ini, maka SIRKAS akan log-out secara otomatis.

2.       Menu RKAS

Menu ini dipergunakan untuk mengelola Rencana Kerja Anggaran Sekolah (RKAS). Dalam menu ini terdapat sub menu yang akan mengelola Penerimaan Sekolah dan  Penggunaan Anggaran Sekolah.

Sub Menu Cek Balance digunakan untuk melakukan ceking Rencana yang telah kita susun dalam 1 Tahun apakah sudah balance antara Penerimaan dengan Penggunaan.

Kemudian Pada Kategori Laporan RKAS, disediakan submenu BOS K1, submenu BOS K2, submenu Tahun Anggaran dan submenu BOS-03.

3.       Menu Pembukuan

Menu ini dipergunakan untuk mengelola Realisasi Anggaran Sekolah. Realisasi yang dimaksudkan disini adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan sekolah, baik yang bersifat Tunai  maupun transaksi melalui Bank. Dalam menu ini terdapat sub menu Bank yang akan mengelola Transaksi perbankan dan  Sub Menu Cek Kas Tunai yang digunakan untuk melakukan transaksi tunai seluruh sumber dana yang diterima oleh sekolah

Kemudian Pada Kategori Laporan Pembukuan , disediakan submenu BOS K3 (Buku Kas Umum) , submenu BOS K4 (Buku Pembantu Kas Tunai), BOS K5 (Buku Bank) serta BOS K6 (Buku Pajak).

4.       Menu Laporan

Menu ini dipergunakan untuk mencetak Laporan Realisasi yang diperlukan untuk pelaporan Dana sesaui Juknis, baik Juknis BOS Pusat, Propinsi maupun juknis lainnya. Dalam menu ini terdapat sub menu BOS-04 (Ringkasan Realisasi menurut komponen); sub menu Laporan Jumlah Siswa; sub menu BOS K7; sub menu BOS K7a; sub menu Pernyataan Tanggung jawab setiap Triwulan / Semester; sub menu Asset KIB-B; sub menu Asset KIB-E.

5.       Menu Tools

Menu ini dipergunakan untuk mengisikan database RKA Sekolah kita apakah akan dikosongkan atau diisi dengan Template. Template merupakan sebuah model RKAS yang bisa digunakan sebagai bahan acuan bagi pengguna dalam menyusun RKAS.

III.    PENGISIAN AWAL DATA

Sebelum kita memasuki Menu-menu RKAS, maka hal pertama yang harus kita lakukan adalah memutakhirkan data sekolah. Hal ini kita lakukan dengan cara : Login di SIREAL, Klik Menu kemudian Klik Edit Profil. Maka kemudian akan muncul :

Isikan data-data sekolah selengkap-lengkapnya dengan data yang valid, akurat dan aktual, mengingat adanya promosi dan  rotasi personel menyebabkan data-data ini sangat mungkin berubah dengan cepat, berikut ini tampilannya :

 

Tahap selanjutnya adalah pengisian data awal. Yang dimaksud dengan Data Awal disini adalah pembuat program telah menyediakan item-item kegiatan, mata anggaran bahkan rancangan APBS yang telah disesuaikan dengan kebutuhan terkini dalam bentuk template. Dalam keadaan default, database ini masih kosong, baik dalam program-program, kegiatan, mata anggaran, maupun dalam rencana penerimaan dan belanjanya.

Ada 2 cara untuk menyusun RKAS dalam aplikasi ini, yakni :

1.    Entry bertahap dengan memasukkan Rencana Kegiatan Sekolah

Kita bisa memilih opsi ini jika kita menginginkan database RKAS dalam bentuk kosong. Kita akan menentukan/mengisi sendiri bentuk-bentuk kegiatan beserta rinciannya sampai dengan rencana penerimaan dan mata anggarannya. Tentunya kita harus membuka dan memahami Buku Panduan Penggunaan Dana BOS Tahun 2014, karena Mata Anggaran yang ditentukan dalam RKAS Th. 2014 telah berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya.

2.       Isi dengan Template

Seperti telah dikemukakan sebelumnya, bahwa Template merupakan sebuah model RKAS yang bisa digunakan sebagai bahan acuan bagi pengguna dalam menyusun RKAS. Pilih opsi ini jika kita menginginkan database RKAS diisi dengan bahan/template yang disediakan dalam database. Dalam hal ini perlu diinformasikan bahwa template yang ada dalam database hanya bersifat membantu memberi bahan-bahan (kegiatan/rincian beserta kodifikasinya) yang diperlukan untuk RKAS. Template sama sekali tidak hendak menampilkan  RKAS yang isinya benar. Oleh karena itu, jika akan mengambil  template sebagai opsi, setelah pilihan diambil, perbaiki kegiatan dan rinciannya sedemikian rupa sehingga sesuai kondisi, arah kebijakan dan prioritas sekolah.

Untuk mengisikan database kita dengan template yang sudah disusun, maka yang kita lakukan adalah sebagai berikut : 

1. Klik Tools
2. Klik Update Template, maka akan muncul :

 

Setelah kita Klik OK, maka aplikasi database kita akan terisi program-program, kegiatan-kegiatan dan mata anggaran yang telah sesuai dengan Pedoman Penggunaan Dana BOS Tahun 2014. Pembangun database ini mengharapkan agar tidak “menelan bulat-bulat” template menjadi RKAS sekolah kita, karena itu pasti tidak sesuai. Kita harus merubahnya sesuai dengan kondisi sekolah kita.

IV.    MENU  RKAS

RKAS merupakan sebuah acuan/pedoman penyelenggaraan sekolah dari sisi tata kelola keuangan yang didalamnya menggambarkan dari mana saja sumber-sumber keuangan sekolah didapatkan, dan untuk apa saja dana-dana itu akan digunakan. Maka secara garis besar ada 2 komponen utama RKAS yakni Rencana Penerimaan dan Rencana Belanja.

Dalam aplikasi ini, Rencana RKAS akan kita kelola pada menu RKAS, dan Pelaksanaan Pengelolaan Keuangan akan kita kelola dengan menu  PEMBUKUAN.

A.      RENCANA PENERIMAAN

Untuk merencanakan penerimaan-penerimaan dana yang akan diterima oleh sekolah, maka kita pilih Menu 1. RENCANA PENERIMAAN maka akan muncul :

 

Disini dapat kita lihat bahwa sumber-sumber keuangan sekolah bisa terdiri dari 17 jenis yang semuanya harus dimasukkan dalam RKAS ini. Selanjutnya kita akan mulai mengisikan dan melengkapi sumber penerimaan keuangan sekolah dengan cara : Klik pada tanda  sesuai dengan sumbernya :

Setelah semua sumber-sumber penerimaan dana sekolah kita isikan dengan lengkap, maka kita akan kembali ke Menu RENCANA PENERIMAAN, yang sudah langsung ter-update secara otomatis sekaligus dengan prosentasenya. Kemudian langkah selanjutnya adalah menentukan Rencana Belanja Sekolah.

B.      RENCANA PENGGUNAAN

Untuk mengelola Rencana Belanja Sekolah kita Klik PENGGUNAAN  pada Menu  RKAS, maka kemudian akan muncul :

Di dalam RENCANA PENGGUNAAN ini kita melihat ada 8  Program dan 1 Mata Anggaran Non-Program, yang dalam setiap Mata Anggaran tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan di sekolah. Setelah kita membuat rencana Anggarannya dengan terlebih dahulu bermusyawarah dengan seluruh unsur yang ada di sekolah, maka kita akan mengisikan setiap elemen kegiatan pada setiap program. Caranya, Klik tombol   , maka akan muncul :

 

Sebelum membuat Rencana Anggaran, kita harrus menentukan dan memasukkan satu persatu kegiatan-kegiatan sekolah yang akan didanai :

 

Dalam hal ini kita mengambil contoh pada Program Pengembangan Kompetensi lulusan, Sub Program Pencapaian Akademis Peserta Didik, Kegiatan Penyusunan Kompetensi Ketuntasan Minimal. Untuk mengisikan Anggaran pada masing-masing kegiatan, cukup dengan Klik Rincian, maka akan muncul :

 

Dalam Isian ini kita diminta untuk mengisikan secara lengkap dan terperinci, masing-masing elemen biaya dalam tiap kegiatan, agar pada nantinya detail pembiayaan kegiatan sekolah dapat terprogram dengan baik, terkontrol dan terawasi penggunaanya.

Setelah semua item biaya terisi dengan lengkap dan teliti maka kita tutup  Isian ini dengan Klik pada tnada Kembali  maka kita akan kembali ke Menu sebelumnya.

Demikian selanjutnya, semua item Program dan semua elemen kegiatan harus kita isi komponen biayanya, secara proporsional, sesuai dengan skala prioritas yang berlaku pada sekolah kita, dan tentunya mengacu pada ketentuan peraturan yang telah digariskan.

C.      CEK BALANCE

RKAS yang baik adalah RKAS yang mampu mengakomodasi kempentingan semua elemen sekolah, sesuai peruntukannya, sesuai aturannya, dilaksanakan dengan efektif dan efisien, terkontrol dan terevaluasi dengan baik. Dalam tahap rencana, RKAS disamping harus seimbang antar penerimaan dan penggunaan, namun juga harus tersebar secara proporsional dalam rentang waktu 1 tahun. Artinya dalam 12 bulan penggunaan dana sekolah, haruslah kurang lebih seimbang atau dalam  istilah akuntansinya disebut sebagai Balance.

Aplikasi Database APBS ini telah dilengkapi dengan fitur Cek Balans untuk mengkoreksi apakah RKAS yang kita susun sudah seimbang dari sisi penerimaan dan anggaran, dan juga dari sisi sebarannya dalam setiap triwulan. Untuk menggunakan fitur ini, cukup dengan Klik Cek Balans, maka akan muncul :

 

Pada Gambar diatas  kita dapat melihat Isian Periksa Balans, yang akan menampilkan secara keseluruhan item penerimaan dan penggunaan dana sekolah yang telah kita susun pada setiap sumber penerimaan. Dalam gambar tersebut kita melihat periksa balans pada sumber penerimaan Bos Pusat.

Balans atau tidaknya RKAS yang kita susun, dapat dilihat total dan sub total.Jika angka di dalam kotak tersebut tidak menunjukkan angka 0 (nol) maka dari segi jumlah penerimaan dan penggunaan terdapat selisih. Jika highligtnya hijau, artinya penerimaan masih lebih besar daripada penggunaan. Akan tetapi jika highligtnya merah, maka penerimaan lebih kecil daripada penggunaan. Maka kita dapat langsung merevisinya dari isian diatasnya.

Demikian juga untuk Periksa Tw1 sampai dengan TW 4, Idealnya pada setiap Triwulan angkanya adalah 0, namun ini akan sulit terjadi, mengingat anggaran penerimaan dana sekolah belum tentu bulat dan sesuai dengan penggunaanya. Namun demikian hendaknya diusahakan agar selisih dalam setiap triwulannya mendekati angka 0 (nol), yang artinya sebaran jumlah penerimaan dan penggunaan kurang lebih merata dalam setiap rentang waktunya.

D.      MENCETAK RKAS

Setelah seluruh komponen penerimaan dan penggunaan RKAS diisi dengan baik dan teliti, serta balans dalam sisi jumlah dan sebarannya, maka kita perlu mencetak hasil kerja yang telah kita lakukan. Pencetakan dokumen-dokumen RKAS dapat dilakukan dengan menekan Menu RKAS, kemudian kita cukup memilih dokumen apa yang akan kita cetak.

Dokumen-dokumen yang dapat dicetak adalah :

1. BOS-K1 (Rekapitulasi RKAS)
2. BOS-K2 (Lampiran RKAS, Rincian RKAS)
3. BOS-K2 (Lampiran RKAS, Rincian RKAS) BOS Prov
4. BOS-03 Rekapitulasi Rencana Anggaran Sekolah

Untuk mencetak BOS-K1 maka cukup kita Klik Opsi RKAS dan pilih BOS-K1, maka selanjutnya akan muncul dokumen BOS-K1 dalam format pdf sebagai berikut :

 

Pada gambar diatas, dapat kita lihat tampilan pra-cetak untuk BOS-K1 yang akan menampilkan Ihtisar RKAS, dengan Rencana Penerimaan di sisi sebelah kiri dan Rencana Penggunaan pada sisi sebelah Kanan. Untuk menyesuaikan ukuran kertas dan margin pencetakan kita dapat mengaturnya dengan menekan Icon Page Setup  seperti tampak pada gambar. Ukuran kertas yang digunakan dalam aplikasi ini adalah, jadi jika tampilan pra cetaknya tidak sesuai dengan yang seharusnya, kita harus merubah ukuran kertasnya terlebih dahulu. Dalam tahap ini semua pekerjaan yang menyangkut penyusunan RKAS telah kita laksanakan, cetaklah semua dokumen, untuk keperluan pengesahan dan pelaksanaan, kemudian simpanlah baik-baik karena ini merupakan acuan dasar tata kelola keuangan sekolah dalam rentang waktu 1 tahun. Kita dapat mengontrol dan mengevaluasi apakah pelaksanaan pengelolaan Dana Sekolah baik atau tidak dengan acuan dokumen-dokumen tersebut.

V.      MENU  PEMBUKUAN

A.      Pengisian Awal Realisasi

Fitur Utama dari Aplikasi Keuangan APBS ini adalah adanya Menu pembukuan Keuangan Sekolah yang telah disempurnakan, dan disederhanakan penggunaanya. Dibanding versi terdahulu, Menu Isisan Realisasi pada versi ini lebih simpel karena hanya menampilkan 2 Interface yakni Isian Buku Kas Tunai dan Isian Buku Bank. Sedangkan untuk Pembukuan setiap Sumber Dana sudah terpisah sejak awal dengan memilih Sumber Dana yang relevan.

Untuk Mengisi Pembukuan dalam database ini diawali dengan memilih sumber dana yang akan dibukukan. Langkah ini penting agar seluruh isi RKAS diorganisasikan sebatas data yang sumber dana yang ditentukan tersebut .

 

B.      Pengisian Realisasi Transaksi Harian

Untuk melaksnakan pencatatan transaksi harian, kita pergunakan Menu Pembukuan, dimana pada menu ini disediakan 2 seb Menu, yakni Sub Menu Bank dan Sub Menu Kas Tunai. Sub Menu Bank digunakan untuk pencatatan transaksi-transaksi perbankan yang meliputi :

·         Penerimaan transfer dana

·         Penerimaan bunga atas saldo efektif

·         Pencatatan pajak atas bunga

·         Biaya administrasi bank

·         Penarikan Tunai

·         Transaksi perbankan lainnya

Kemudian untuk Sub Menu Kas Tunai, disini kita akan mencatat seluruh transaksi keuangan yang bersifat tunai baik penerimaan maupun pengeluaran uang sekolah. Penerimaan pajak, berupa pemungutan atau pemotongan pajak dicatat juga pada Sub menu Kas Tunai ini.

Untuk mengontrol pelaksanaan penggunaan Dana sekolah, seluruh penggunaan dana harus sesuai dengan rekening pembelanjaan dana sekolah seperti diatur dalam Permendagri No. 59 tahun 2007.

Aplikasi SIRKAS ini telah menyediakan fitur yang membimbing bendahar untuk mempergunakan uangnya sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dalam RKA. Praktisnya, hanya rekenening-rekening belanja yang telah disusun lah yang akan bisa ditransaksikan dalam pembukuan. Selain itu maka system akan menolak transaksi.

Contoh Kasus :

SMKN 2 Cibinong menerima Dana BOS Pusat setiap semester sebesar Rp. 75.500.000,- yang sudah masuk ke rekening sekolah pada tanggal 10 Januari 2014. Kemudian pada tanggal 15 Januari 2014 Bendahara sekolah mengambil Dana BOS dari Bank sebesar  Rp. 11.000.000,00. Kemudian Dana ini digunakan untuk melakukan transaksi-transaksi sebagai berikut :

Tanggal	No. Kode	No Bukti	Uraian	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo
				(Debit)	(Kredit)
1	2	3	4	5	6	7
01-01-2014			Penerimaan Dana BOS Pusat Sem 2	77,500,000.00		77,500,000.00
01-01-2014			Tarik Tunai dari Bank		11,000,000.00	66,500,000.00
02-01-2014			Langganan Koran bln Januari		195,000.00	66,305,000.00
02-01-2014			Dibayar Honor Guru dan Penjaga bln Januari		12,320,000.00	53,985,000.00
02-01-2014			Penggandaan Materi Keg. Pembinaan Kepala Sekolah bln Januari		260,000.00	53,725,000.00
02-01-2014			Dibayar ATK penyusunan RPP		447,500.00	53,277,500.00
02-01-2014			Dibayar Transpot Keg. Pembinaan Kepala Sekolah bln Januari		50,000.00	53,227,500.00
02-01-2014			Dibayar Konsumsi Keg. Pembinaan Kepala Sekolah bln Januari		50,000.00	53,177,500.00
02-01-2014			Dibayar ATK penyusunan program semester dan silabus		585,000.00	52,592,500.00
17-02-2014			Dibayar Aqua galon		27,000.00	52,565,500.00
20-02-2014			Dibayar Tinta WB, Kertas dan odner		543,300.00	52,022,200.00
21-02-2014			Dibayar 1 unit LCD Proyektor		4,500,000.00	47,522,200.00
21-02-2014			Dipungut PPN atas pembelian LCD Proyektor	450,000.00		47,972,200.00
21-02-2014			Pembayaran Rekening Listrik bln Maret		300,000.00	47,672,200.00
21-02-2014			ATK Penyusunan laporan keuangan BOS		55,000.00	47,617,200.00
21-02-2014			Pembayaran PDAM bln Januari		68,700.00	47,548,500.00
22-02-2014			Penggandaan Bahan Portofolio bln Februari minggu 3		432,000.00	47,116,500.00
22-02-2014			Dibayar Sabun dan karbol		46,300.00	47,070,200.00

Maka tahapan pengisian transaksi realisasinya adalah :

1.       Mengisikan ayat awal Pembukuan Realisasi yaitu : Penerimaan Dana BOS Pusat Smt2.

2.       Mengisikan transaksi penarikan Tunai dari Bank

3.       Mengisikan Transaksi pembelian/pembayaran lain sesuai peruntukannya

4.       Demikian seterusnya untuk setiap transaksi dalam bulan berjalan

Pada Aplikasi SIRKAS, realisasi pembukuan keuangan ini dilakukan dengan cara :

1.       Mengisikan ayat awal Pembukuan Realisasi yaitu : Penerimaan Dana BOS Pusat Smt2dengan cara : Klik Pembukuan à Bank, maka akan muncul :

 

kemudian pada Sumber Dana BOS Pusat klik , kemudian akan muncul :

 

  

Kemudian kita isikan transaksi penerimaan dana BOS Pusat pada baris isian yang berada di baris paling bawah, jika sedah selesai kitak klik Simpan.

 Pastikan bulan transaksinya sesuai dengan tanggal transaksi

2.       Mengisikan transaksi penarikan Tunai dari Bank

Dalam transaksi ini, kita harus mengisikan transkasi tarik tunai di buku bank dengan memilih rekening  1110102 – Bank , kemudian isikan besarnya penarikan, kemudian Klik Simpan, sebagai berikut :

 

Maka kedua ayat transaksi tersebut masing-masing akan masuk ke Form Isian BUKU KAS TUNAI dan BUKU BANK.  Kita isikan tanggal transaksi dan  nomor bukti sesuai dengan urutan transaksinya.

3.       Mengisikan Transaksi pembelian/pembayaran lain sesuai peruntukannya

Hal ini kita lakukan dengan mengisikan ayat transaksi yang ada kaitannya dengan item anggaran RKAS dari rekening belanja sebagai berikut :

4.       Demikian seterusnya untuk setiap transaksi dalam bulan berjalan, maka seluru transaksi akan tercantum dalam isian tersebut. Kemudian untuk melakukan transaksi pada bulan yang berbeda, kita cukup mengganti Bulan yang bersangkutan sesuai dengan bulan transaksinya (lihat point 1 gambar diatas)

C.      Pencetakan Dokumen Realisasi

Penggunaan Dana Bantuan Operasional Sekolah harus bersifat efektif, efisien, transparan dan akuntabel, oleh karena itu pengelola harus memberikan Laporan Pengelolaan Dana BOS secara Rutin dan Berkala. Laporan sekolah berupa hardcopy dan softcopy. Antara keduanya harus menunjukkan nilai yang sama. Laporan hardcopy berupa cetakan yang ditandatangani oleh yang berwenang/ berkewajiban menandatangani. Laporan softcopy berupa data komputer yang digunakan untuk mempermudah pengolahan data di tingkat penerima laporan. Laporan softcopy dibuat dalam format Excel.

Laporan BOS K3, K4, K5 dan K6 (Buku Kas Umum dan Buku-buku pembantu) wajib dicetak dan ditandatangani setiap bulan. Anda dapat menuangkan ke dalam bentuk tulisan apabila menghendakinya. Laporan-laporan lain dicetak menurut kurun waktu yang ditentukan. Misalnya, BOS K2 (laporan realisasi gabungan dari seluruh sumber dana) wajib dicetak setiap triwulan. Bersamaan dengan itu perlu dilaporkan pula perkembangan/keadaan siswa untuk bahan alokasi sekolah triwulan berikutnya.

Apabila dirinci laporan yang perlu dicetak antaranya sbb :

1. Dicetak Awal Tahun Ajaran:
1. BOS K1(RKAS)
2. BOS K2 (Rincian RKAS)
3. Laporan Keadaan Sekolah/Siswa  Awal Tahun (Untuk alokasi triwulan Juli -September). Diverifikasi oleh Tim Manajemen BOS Kec/Pengawas SD/MI/Pengawas SMP/SMA/K
4. BOS-03 (ditempel di Papan Pengumuman).
5. BOS 8 (Daftar Siswa yang dibebaskan  dari segala jenis Iuran/Pungutan). Khusus Sekolah Swasta dan SBI/RSBI
2. Dicetak Awal Triwulan 2:
1. BOS K2 Triwulan yang lalu.
2. BOS K7
3. BOS K7a
4. Lampiran BOS K7
5. Laporan Keadaan Sekolah/Siswa (Untuk alokasi triwulan April-Juni). Diverifikasi oleh Tim Manajemen BOS/Pengawas SD/MI Kec/Pengawas SMP/Mts, SMA/MA/.SMK
6. BOS 04
7. Laporan Pembelanjaan Asset (KIB)
3. Dicetak Awal Triwulan 3:
1. BOS K2 Triwulan yang lalu.
2. BOS K7
3. BOS K7a
4. Lampiran BOS K7
5. Laporan Keadaan Sekolah/Siswa (Untuk alokasi triwulan Juli-Sept). Diverifikasi oleh Tim Manajemen BOS/Pengawas SD/MI Kec/Pengawas SMP/Mts, SMA/MA/.SMK
6. BOS 04
7. Laporan Pembelanjaan Asset (KIB)
4. Dicetak Awal Triwulan 4:
1. BOS K2 Triwulan yang lalu.
2. BOS K7
3. BOS K7a
4. Lampiran BOS K7
5. Laporan Keadaan Sekolah/Siswa (Untuk alokasi triwulan Okt - Des). Diverifikasi oleh Tim Manajemen BOS/Pengawas SD/MI Kec/Pengawas SMP/Mts, SMA/MA/.SMK
6. BOS 04
7. Laporan Pembelanjaan Asset (KIB)
5. Dicetak Setiap Akhir Bulan :
1. BOS K3(Buku kas Umum)
2. BOS K4(Buku Pembantu Kas Tunai)
3. BOS K5(Buku Bank), dan
4. BOS K6 (Buku Pajak)

VI.    CATATAN PENTING

Untuk kelancaran penggunaan Aplikasi SIRKAS ini dan kebenaran pembukuan pengelolaan keuangan Sekolah maka perlu disimpulkan beberapa catatan penting antara lain :

1.       Sebelum menggunakan/membuka Aplikasi ini, pastikan bahwa Regional Setting pada Control Panel komputer kita sudah di set untuk Indonesia.

2.       Karena Aplikasi ini bersifat lisence software, maka kita harus berhati-hati dengan kode akun dan password pengguna aplikasi ini

3.       Pelajari dan pahami baik-baik Buku Pedoman Pengelolan Keuangan BOS Pusat & Provinsi Tahun 2014 agar tidak terjadi kesalahan baik dalam penyusunan rencana maupun pelaksanaan penggunaan dananya.

4.       Pergunakan fitur Isi Dgn Template untuk memberikan gambaran kepada kita, template RKAS yang akan kita susun meskipun kita tidak boleh menggunakan template tersebut tanpa disesuaikan dengan kondisi sekolah kita.

5.       Sinkronisasi rekening belanja dari  RKAS akan sangat membantu kita konsisten menuangkan rencana anggaran ke dalam realisasi anggaran.  Dengan mengcopy akan sekaligus menyertakan kodifikasi sumber dana, program/kegiatan, jenis belanja dan yang lainnya ke dalam buku kas tanpa harus mengetik lagi satu persatu. Dengan demikian kita tidak perlu lagi mengelompokkan ulang data untuk keperluan penyusunan laporan realisasi triwulan.

6.       Isi/lengkapi/perbaiki isian, baik tanggal, no bukti (berurut per buku per bulan/tahun), uraian, volume maupun satuan harganya agar sesuai dengan dokumen sumber tersebut. Perbaikan dapat pula berupa gabungan beberapa baris rencana dalam satu kegiatan menjadi satu rincian apabila   dokumen sumber (bukti kas) dan kode rekeningnya sama.

7.       Laksanakan Pengelolaan dana Sekolah dengan baik, efektif, efisien, transparan dan akuntabel, dan Laporkan pelaksanaanya secara benar, rutin dan tepat waktu.

Selamat bertugas

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari MUTIARA CARINGIN. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow MUTIARA CARINGIN dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Syahrul Hamdan pada tanggal 09 November 2014